Организация труда

Вряд ли найдётся организация, между членами которой отсутствует соглашение о совместных действиях, правилах передачи информации и распределении ответственности. Чем больше членов в организации, тем точнее должны быть установлены правила функционирования организации.

В трудовых отношениях работник подчиняется руководству и контролю работодателя, а это, в свою очередь, требует утверждения определённого порядка, т.е. определения прав и обязанностей работников и работодателей. Следовательно, правила трудового распорядка представляют собой правила поведения сторон трудовых отношений в трудовых отношениях.

Пункт 11 части 1 статьи 5 действующего Закона о трудовом договоре налагает на работодателя обязательство по информированию работника о правилах трудового распорядка со ссылкой на них в письменном документе трудового договора. Надзор за выполнением вытекающего из закона обязательства информирования осуществляет Инспекция труда, если не нужно согласовывать правила трудового распорядка в какой-либо другой инстанции.

Содержание правил трудового распорядка

Закон о трудовом договоре не уточняет содержания правил трудового распорядка, оставляя за работодателем право решать и формировать их согласно своим потребностям. Однако часть 1 статьи 47  Закона о трудовом договоре  говорит о том, что организация рабочего времени охватывает, прежде всего, начало и окончание рабочего времени и перерывы в течение рабочего дня. Кроме того, косвенные ссылки на содержание правил трудового распорядка имеются в действующем Законе о публичной службе, глава 5 которого говорит о правилах внутреннего распорядка в ведомственных учреждениях, их содержании и принципах утверждения.

В общем, под трудовым распорядком подразумевается, прежде всего, именно начало и окончание рабочего времени, перерывы и паузы в течение рабочего дня, но также и общие принципы безопасности труда и пожарной безопасности, обязанность использования средств индивидуальной защиты, порядок дачи распоряжений работодателя и т.п. В зависимости от особенностей организации, правила трудового распорядка могут содержать также очень различные регуляции. 

Содержание и объём правил трудового распорядка зависит, прежде всего, от размера предприятия, сферы деятельности и потребностей сторон трудовых отношений.

В правилах трудового распорядка не нужно переписывать закон, они должны представлять собой документ, соответствующий, прежде всего, потребностям работодателя и работника. Свод правил – это документ, из которого работник может получить необходимую информацию, узнать общие принципы функционирования данного конкретного предприятия, а работодатель имеет возможность уточнить, как должно функционировать его предприятие и соблюдения каких норм он ожидает от работников.

В общем, действует такой принцип: чем крупнее предприятие, тем детальнее урегулирован трудовой распорядок. Чтобы стороны трудовых отношений получали пользу от содержания правил, они могли бы содержать следующее:

• порядок прихода на рабочее место и ухода с него;
• время начала и окончания работы;
• при применении суммированного учёта рабочего времени – условия доведения до сведения работников рабочего графика;
• перерывы для отдыха в течение рабочего дня и перерывы для приёма пищи;
• порядок изменения графика отпусков;
• порядок оформление командировок;
• порядок дачи распоряжений работодателя;
• перечень нарушений, которые могут повлечь за собой отказ от трудового договора в чрезвычайном порядке;
• порядок предупреждения работника;
• порядок представления рабочих отчётов;
• порядок  передачи связанной с работодателем и работником существенной информации;
• ограничения, связанные с использованием компьютерной сети и электронной почты;
• цели, условия и сроки обработки персональных данных;
• принципы удалённой работы;
• требования пожарной безопасности и гигиены труда;
• обязанность использования защитной одежды и средств индивидуальной защиты;
• порядок изменения правил трудового распорядка и пр.

Некоторые из вышеизложенных условий были записаны также и в правилах внутреннего трудового распорядка, утверждённых во время действия прошлого Закона о трудовом договоре. Обычно правилами трудового распорядка утверждался и утверждается порядок входа и выхода из рабочих помещений, наименования ответственных за эти действия должностей и порядок движения информации на предприятии.

По сравнению с предшествующим порядком, теперь более основательно регулируется порядок предупреждения работников и перечень тех деяний, при совершении которых работодатель может посчитать обоснованным отказ от трудового договора в чрезвычайном порядке без предварительного предупреждения. В правилах трудового распорядка эти условия фиксируются, прежде всего, по той причине, что Закон о дисциплинарной ответственности работников в отношении работающих по трудовому договору лиц больше не действует, и в части предупреждения работника закон немногословен.

Идущие в ногу со временем работодатели считают теперь необходимым основательно урегулировать также и использование принадлежащей работодателю компьютерной сети, а также связанные с обработкой персональных данных условия. Зачастую в правилах трудового распорядка регулируется просмотр и использование личных счетов пользователей работников в социальных сетях в рабочее время в принадлежащей работодателю компьютерной сети, написание сообщений в блогах, участие в среде представления комментариев и на форумах. Кроме того, регулируется использование электронной почты работодателя в личных целях, ведение корпоративного блога и другое движение информации в Интернете.

Работодателю разумно согласовать общие принципы удаленной работы или описать принципы удаленной работы в правилах трудового распорядка, чтобы не приходилось каждый раз перед работой удалённо занаво обговаривать условия работы.

Поддерживающая работника инструкция по поведению в правилах организации труда

Правила организации труда позволяют организации уточнять и дополнять правила поведения сторон наряду с Законом о трудовом договоре и трудовым договором для внесения ясности относительно дальнейших совместных действий. Хорошо, когда правила организации труда поддерживают сбалансированные трудовые отношения и в них помимо распоряжений работодателя есть рекомендации по поведению ради развития сотрудничества, обсуждения потребностей работника, а также информация о том, к кому в организации можно обратиться с теми или иными предложениями и проблемами.   
Идеи хорошо сформулированных мыслей, включая рекомендации о том, как вести себя в сложных, требующих чувства такта ситуациях, а также по модернизации правил организации труда можно найти в подготовленной социальными партнёрами инструкции по поведению на странице toetav.ee. 

Обязательность и доступность правил трудового распорядка

Закон о трудовом договоре говорит о доведении правил трудового распорядка до сведения работников. Для доведения до сведения достаточно также того, чтобы в трудовом договоре была указана ссылка на местонахождение документа или на источник доступности документов. Достаточным будет ссылка, например, на то, что документ о правилах трудового распорядка доступен в компьютерной сети или в комнате отдыха работников либо на информационной доске. На практике правила трудового распорядка часто хранятся у секретаря предприятия/учреждения, у помощника руководителя или у другого работника, связанного с управлением документами, либо в компьютерной сети предприятия, предназначенной для  внутреннего пользования.

С позиции законодателя важно, чтобы работник знал, какие правила действуют у работодателя, где и как можно с ними ознакомиться. Утверждение правил трудового распорядка и доведение до сведения работников является вытекающей из закона обязанностью, и также сформировавшиеся у каждого работодателя традиции должны быть доведены до сведения работников, по меньшей мере, в письменно воспроизводимой форме. Согласно пункту 11 части 1 статьи 5 и пункту 7 части 2 статьи 28 Закона о трудовом договоре, работодатель обязан письменным документом доводить до сведения работников утверждённые у работодателя правила трудового распорядка как при поступлении на работу, так и во время работы.

Закон о трудовом договоре не устанавливает зависимости утверждения правил трудового распорядка от числа работников. Правила трудового распорядка следует довести до сведения каждого работника, поступающего на работу к работодателю.

Утверждение правил трудового распорядка и доведение их до сведения

Работодатель имеет право утвердить правила трудового распорядка в одностороннем порядке, но, несмотря на это, рекомендуется при составлении и изменении правил трудового распорядка предоставить также и работникам возможность выразить своё мнение и внести свои предложения. Совместно составленные правила трудового распорядка также всегда проще выполнять работникам. 

При поступлении на работу нового работника после утверждения правил трудового распорядка в заключённом с ним трудовом договоре указывается ссылка на местонахождение правил трудового распорядка, и его знакомят с уже действующими правилами трудового распорядка. Утверждённые у работодателя правила трудового распорядка являются обязательными для исполнения работником.

С позиции работодателя, важно, чтобы в случае спора он мог доказать, что действующие в организации правила трудового распорядка были доведены до сведения работника. Часть 2 статьи 5 Закона о трудовом договоре позволяет работодателю потребовать от работника подтверждения представления данных, в том числе относительно ознакомления с правилами трудового распорядка. Подтверждением может быть, к примеру, подпись работника – собственноручная или электронная дигитальная подпись.

Если у работодателя работает не менее 30 работников, и у него возникнет необходимость изменить действующие правила трудового распорядка либо утвердить новые правила, работодателю следует выполнить обязательство информирования и консультирования, вытекающее из главы 5 Закона о доверенном лице работников. Работодатель должен в этом случае для начала проинформировать работников письменно о своём желании утвердить или изменить правила трудового распорядка и затем приступить к переговорам с работниками, т.е. к консультированию относительно содержаний правил до их утверждения.

Если стороны трудового договора добавили правила трудового распорядка в условия трудового договора, то согласно статье 12 Закона о трудовом договоре изменение этих правил возможно только по соглашению сторон, т.е. работодатель должен провести переговоры и достичь соглашения с каждым работником, с которым он желает изменить трудовой договор.

Предпосылка действительности правил трудового распорядка

Утверждаемые работодателем правила трудового распорядка должны соответствовать действующему правопорядку. Пункты правил, противоречащие закону, изначально являются ничтожными и не подлежат исполнению.

Например, правилами трудового распорядка нельзя утвердить такой порядок, при котором работник должен быть доступен для работодателя по телефону 24 часа в день 7 дней в неделю. Не является законной также наложенная на работника обязанность ежедневно прочитывать электронную почту со счёта пользователя, выделенного работодателем, в том числе также, например, во время отпуска и болезни, и всегда отвечать на письма в течение двух суток.

Такие радикальные правила противоречат принципам доброй веры и разумности и вытекающим из Закона о трудовом договоре ограничениям рабочего времени и времени отдыха.

Не является законным также т.н. утверждение штрафных санкций (например, 10 евро за 5-минутное опоздание на работу и т.д.) и удержание штрафных сумм из вознаграждения за труд. У работника в этом случае возникает требование против работодателя по неполученному вознаграждению за труд.

Своими внутренними правилами работодатель может только дополнять и уточнять предоставленные законом работникам права, но не лишать их.

Правилами трудового распорядка можно установить более благоприятные условия, по сравнению с предусмотренными законом о трудовом договоре. Например можно предусмотреть, что работнику разрешается оповещать работодателя об использовании отпуска, не внесённого в график отпусков менее, чем за 14 календарных дней.

Роль правил трудового распорядка в трудовых спорах

Правила трудового распорядка утверждаются работодателем, но пользу от них получают обе стороны трудовых отношений. Особенно ясно это становится в ходе трудового спора. При предупреждении работника и при отказе от трудового договора в чрезвычайном порядке можно основываться на действующих у работодателя правилах.

Правила трудового распорядка при этом могут стать важным доказательством по трудовому спору, решаемому в Комиссии по трудовым спорам или в суде. Ссылка на действующие у работодателя правила трудового распорядка является обычной процедурой в трудовом споре, поскольку содержание доведённых до сведения работников правил трудового распорядка зачастую становится важным доказательством действующих у работодателя принципов.

Зачастую правила организации труда используются для доказательства нарушения трудовых обязанностей работником, что дает работодателю право отказаться от трудового договора в чрезвычайном порядке предварительно не предупредив работника. При этом необходимо иметь в виду, что перечисленные в правилах организации труда нарушения со стороны работника, дающие работодателю право отказаться от трудового договора в чрезвычайном порядке, невозможно рассматривать как предварительное предупреждение. Но ссылка на правила трудового распорядка встречается также и в других спорах.

Примеры из практики Комиссии по трудовым спорам в связи с правилами трудового распорядка

Касаемо требований к ведению учёта рабочего времени и компенсации за сверхурочную работу, правила организации труда неоднократно играли важную роль в практике органа по трудовым спорам.

Работникпотребовал возмещения сверхурочной работы, поскольку работодатель на протяжении трудовых отношений платил ему вознаграждение за труд только за 8 часов в день, хотя, по утверждению работника, он постоянно работал по 9 часов, поскольку работодатель не предоставлял ему перерыв в течение рабочего дня. Правилами трудового распорядка работодателя было утверждено рабочее время с 8.00 до 17.00, в течение которого работнику был предусмотрен часовой перерыв для отдыха и приёма пищи в промежутке времени с 12.00 до 15.00. Работник был ознакомлен с правилами трудового распорядка, что подтверждала его подпись. Работодатель в ходе спора доказал показаниями других работников, что согласно правилам трудового распорядка всем была предоставлена возможность использовать перерыв в течение рабочего дня, но потребовавший возмещения сверхурочной работы работник его никогда не использовал и не информировал работодателя на протяжении трудовых отношений о препятствиях к использованию перерыва в течение рабочего дня. Орган по трудовым спорам заключил, что, поскольку работник был осведомлён о своём праве использовать перерыв в течение рабочего дня и имел возможность его использовать, его требование является необоснованным, и требование оставили неудовлетворённым.

Стороны спорили, должно ли время на переодевание считаться частью рабочего времени. Суд пояснил, что работодатель может избежать рисков для осуществления производственной деятельности, установив временные рамки для выполнения работниками операций (например, переодевания) в правилах организации труда, должностных инструкциях или других документах.

Также возникали споры относительно продолжительности периода суммированного времени, когда работник требовал компенсации за сверхурочную работу в конце каждого месяца, но согласно правилам организации работы работодатель установил четырехмесячный учётный период суммирования. В таких случаях требования работников не удовлетворяются, поскольку, если работодатель может доказать, что работник был проинфомирован о правилах организации труда и, следовательно, также знал принципы, регулирующие расчет рабочего времени, он не может утверждать, что работодатель должен относиться к нему иначе, чем к другим работникам.