Что такое удалённая работа? Когда можно выполнять работу удалённо?

Работа удалённо

Удалённая работа означает, что по соглашению сторон работник выполняет свои повседневные трудовые обязанности вне местонахождения работодателя. Работник и работодатель могут договориться о конкретном месте удаленной работы (напр., у работника дома) или о том, что работник будет работать в разных местах (напр., дома, в библиотеке, кафе). Удаленная работа может означать также работу в другой стране.

Удаленную работу следует отличать от служебной командировки. При служебной командировке работодатель отправляет работника выполнять трудовые обязанности за пределы установленного в трудовом договоре места выполнения работы. Например, работник, место работы которого находится в тартуской конторе, направлен по распоряжению работодателя на рабочую встречу в Финляндию.

Удалённая работа выполняется по договоренности сторон. Работодатель не может заставить работника работать удаленно, а работник не может требовать выполнения удаленной работы.

Соглашение об удаленной работе дает работнику больше свободы выбирать место выполнения работы, но не исключает подчиненности работника руководству и контролю со стороны работодателя. Работник выполняет возложенные работодателем трудовые обязанности и при удаленной работе, а при необходимости доступен работодателю.

При заключении соглашения об удаленной работе следует отдать предпочтение письменной форме, однако стороны могут доказать соглашение и иным способом. Стороны могут договориться об удаленной работе в трудовом договоре или, например, в электронной переписке. Соглашение может быть более детальным и содержать все вышеизложенные условия, но может также содержать только разрешение на удаленную работу, при этом более подробные условия удаленной работы записаны в правилах трудового распорядка или коллективном договоре.

Если стороны не пришли к соглашению в части условий удаленной работы, в т. ч. компенсации связанных с удаленной работой расходов (напр., расходы на приобретение устройств и приспособление рабочего места) или если расходы слишком велики для работника или работодателя, то соглашение об удаленной работе заключать не следует.

Работать удаленно можно регулярно или в отдельных случаях. Работник и работодатель могут договориться, что удаленная работа означает регулярное отсутствие в офисе или один день удаленной работы. Например, соглашение, что работник полгода подряд постоянно работает удаленно в домашнем офисе или соглашение, что работник работает удаленно только один день в неделю.

Работодателю целесообразно согласовать с работником общие принципы удаленной работы или описать принципы удаленной работы в правилах трудового распорядка, чтобы не требовалось перед каждым переходом работника на удаленную работу снова обговаривать с работником условия удаленной работы.

Соглашение об удаленной работе

Перед тем, как договориться об удаленной работе, работодатель и работник могли бы дополнительно продумать следующее:

1. Место выполнения удаленной работы

Работник и работодатель могут договориться о точном месте выполнения удаленной работы (например, дом работника) или об удаленной работе в общем (т.е. точное место не указано). В качестве места выполнения работы должно быть указано настоящее место выполнения работы, не определяющееся слишком узко или слишком широко. Закон предполагает, что место выполнения работы согласовывается с точностью единицы местного самоуправления, то есть, города или волости (Закон о трудовом договоре ст. 5 ч. 1 п. 8 и ст. 20).

2. Организация труда

  Перед предоставлением возможности удаленной работы работодатель должен продумать, сможет ли он в этом случае обеспечить выполнение трудовых обязанностей, хорошее сотрудничество с работником, сохранение командного духа и безопасную трудовую среду.

Для функционирующей организации труда следует продумать следующие ситуации:

• Как осуществляются выдача рабочих заданий и проверка их выполнения, общение с работодателем и коллегами?

Например, удаленный работник получает рабочие задания и доступен по э-почте, Skype и телефону.

• Как организовано рабочее время удаленного работника? Может ли работодатель отслеживать соблюдение работником рабочего времени и как?

Например, работник доступен для работодателя с понедельника по пятницу в 8.00–17.00, регистрирует время начала и конца удаленной работы, использует перерывы для отдыха. Стороны могут договориться, например, что при общении с работающим удаленно за границей работником действует часовой пояс работодателя.

• Предполагается ли присутствие работника в помещениях работодателя и в каких случаях?

Например, соглашение о том, что работающий удаленно в Пярну работник приезжает в таллиннский офис два дня в неделю и участвует во встречах и мероприятиях с клиентами в Таллинне. По договоренности с участниками собрания работник может участвовать в них через подходящее программное решение (напр., Skype).

• Должен ли работник информировать работодателя о переходе на удаленную работу и в каких случаях?

Если работник может сам выбирать, когда он будет работать удаленно, то следует договориться о сроке предуведомления о переходе на удаленную работу. Например, работник информирует работодателя о том, что будет работать удаленно, за два дня.

3. Защита данных и конфиденциальность

Например, при удаленной работе и выборе места удаленной работы работник должен соблюдать требования по защите данных, т. е. во время встреч работник всегда применяет защиту экрана, не обрабатывает персональные данные в публичных местах и не пользуется общедоступным интернет-соединением.

4. Использование определенных средств труда

Например, работодатель устанавливает в компьютер работника дистанционное программное обеспечение и помогает в случае технических неисправностей. Например, соглашение о том, что после прекращения трудовых отношений работник возвращает средства труда в место нахождения работодателя.

Также важна сохранность средств труда. Например, работник не может оставить компьютер в автомобиле на видном месте, откуда его могут украсть. Если работодатель застраховал свое имущество, напр., средства труда, то работник должен знать, имеются ли у него обязательства в связи со страхованием предмета.

Обязанности работника, касающиеся гигиены и безопасности труда, не освобождают работодателя от соответствующей ответственности, за исключением тех случаев, когда трудовые задания выполняются удаленно и со стороны работодателя выполнены все обязанности, указанные в ст. 13⁵ настоящего Закона.

5.Рабочая среда и безопасность труда

Даже в том случае, если работник выполняет работу удаленно, работодатель обязан обеспечить работнику безопасные условия труда, не представляющие угрозы здоровью работника, в том числе, при необходимости учитывая специфику удаленной работы.  Работник также несет ответственность за создание подходящей и удобной для него рабочей среды. Иными словами, благоприятная рабочая среда формируется в процессе совместной работы.

Не все виды работы можно выполнять удаленно. Возможность удаленной работы можно обеспечить прежде всего на тех рабочих местах, где опасность для здоровья работника невелика (напр., работа за компьютером, ручной труд). Ввиду того, что при удаленной работе работодатель не может в достаточной мере контролировать условия труда, удаленную работу нельзя выполнять в том случае, если рабочая среда должна соответствовать особым требованиям (напр., наличие принудительной вентиляции, шумоизоляции). 

6. Применимое право и юрисдикция

Если работник работает удаленно за границей, также важно определить право и юрисдикцию, применимые к трудовому договору.

Выбор подлежащего применению права должен основываться на постановлении (ЕС) № 593/2008 Европейского парламента и Совета от 17 июня 2008 г., О праве, подлежащем применению к договорным обязательствам (Рим I), а также на Законе о международном частном праве.

В соответствии со статьей 8 частью 1 постановления Рима I стороны могут договориться о том, право какой страны будет применяться к трудовому договору. Однако выбор права не должен приводить к лишению работника защиты, предоставляемой ему положениями, от которых нельзя отступать по соглашению на основании права, которое применялось бы при отсутствии выбора согласно статье 8 частям 2, 3 и 4.

В соответствии со статьей 35 Закона о международном частном праве в случае трудового договора выбор права не может привести к лишению работника защиты, гарантированной ему императивными положениями государственного законодательства, которые применяются в отсутствие выбора права.

При отсутствии выбора права трудовой договор регулируется правом той страны, в которой:

1. работник при выполнении договора, как правило, выполняет свою работу даже если он временно работает в какой-то другой стране;
2. находится место деятельности, через которое работник был принят на работу, если работник, как правило, не работает в одной и той же стране.

Вышеизложенное не применяется, если из обстоятельств в целом вытекает, что трудовой договор более тесно связан с какой-то другой страной. В таком случае применяется право другой страны.

Постановление Европейского парламента и (ЕС) № 1215/2012 от 12 декабря 2012 г. "О юрисдикции, признании и исполнении судебных решений по гражданским и коммерческим делам”(Брюссель I) регулирует юрисдикцию государств-членов. В случае спора работодатель может подать иск против работника, постоянное место жительства которого в государстве-члене ЕС, только в государстве-члене, являющегося постоянным местом жительства работника. Работник может решить, подавать ли иск против работодателя на месте последнего постоянного нахождения или на том месте, где он обычно работает (или, если такого места нет, на том месте, где находится или находилось предприятие, которое приняло работника на работу).

Стороны могут заключить соглашение о юрисдикции только в двух случаях:

1. после возникновения спора или
2. если соглашение позволяет работнику возбудить производство в суде, который не был бы доступен для работника в соответствии с постановлением.

Вы также можете найти дополнительную информацию о применимом праве и юрисдикции в информационном материале Европейской Комиссии.

Инструкция по гигиене и безопасности для удалённого работника

За последние десятилетия трудовая среда очень изменилась. Перемены обусловлены быстрым развитием технологии и изменением установок у людей. Работники все больше рассчитывают на гибкую организацию труда и ищут наиболее соответствующие их жизненному укладу условия работы. Для предпринимателя найти нужный человеческий ресурс на рынке труда становится все сложнее и требует творческих и гибких в плане организации труда решений.  Поэтому среди предпринимателей растет тенденция предоставления удаленной работы, что позволяет работодателю найти и сохранить мотивированных работников.

Удаленная работа имеет много преимуществ, например, более удобное совмещение трудовой семейной жизни, экономия расходов как работника, так и работодателя, создание рабочих мест в сельской местности и более активное вовлечение в трудовую жизнь людей со сниженной трудоспособностью.

Рост популярности и важность удаленной работы показывает также заключенное между Центральным союзом работодателей Эстонии и Центральным союзом профсоюзов Эстонии рамочное соглашение об удаленной работе, в котором стороны договорились о рекомендательных принципах выполнения удаленной работы.

При предоставлении удаленной работы работодатели должны учитывать, что и удаленная работа должна быть безопасной, и при ее выполнении работник должен соблюдать требования гигиены и безопасности труда.  Поскольку при удаленной работе человек работает за пределами территории работодателя, то работодателю сложно проверить, в какой трудовой среде работник работает и соблюдает ли он требования гигиены и безопасности труда.  Поэтому работодатели и работники часто не сознают, какие права и обязанности сопутствуют использованию такой формы работы, и не догадываются, о чем им нужно договориться при заключении соглашения об удаленной работе.

Данная инструкция призвана помочь сторонам трудовых отношений и объясняет, как обеспечить безопасность при удаленной работе. Инструкция имеет рекомендательный характер, и ее соблюдение не освобождает от исполнения закона.

Анализ рисков

Работодатель обязан провести анализ рисков рабочей среды и в том случае, если речь идет о рабочем месте, на котором работник выполняет удаленную работу. Анализ рисков должен отражать возможные риски, вытекающие из характера работы, а с учетом особенностей удаленной работы следует принимать меры по предотвращению или снижению рисков для здоровья работника.

В тех случаях, когда работник работает удаленно в разных местах (напр., дома, на даче, в номере гостиницы, в библиотеке, кафе, поезде), работодатель не имеет реальной возможности контролировать условия труда и оценить риски непосредственно на месте. В этом случае работодателю следует уточнить данные о потенциальных рисках, сопутствующих выполнению удаленной работы, например, побеседовав с работником. В ходе беседы работодатель стремится разобраться, в каких условиях работник выполняет удаленную работу, а также понять, какие опасности могут сопутствовать работе в данных условиях. Для проведения оценки рисков работодатель также может составить вопросник, который он использует, разрешая работнику выполнять работу удаленно.

В ситуации, когда у работодателя нет реальной возможности оценить сопутствующие выполнению работы риски, работодатель и работник должны совместно выяснить потенциальные риски, сопутствующие выполнению удаленной работы, а также, учитывая специфику удаленной работы, принимать соответствующие меры по снижению рисков.

Инструктаж

Инструктаж по гигиене и безопасности труда при удаленной работе не имеет специфических особенностей. Перед началом работы работодатель обязан проинструктировать работника и организовать для него обучение. На обучение офисного работника может хватить и нескольких часов, в течение которых работнику показывают месторасположение средств оказания первой помощи и учат, как приспособить свое рабочее место. Основу эффективного инструктажа составляет четко и понятно изложенная инструкция по обеспечению безопасности, можно использовать рисунки и фотографии, чтобы, например, дать более ясное представление о подходящей позе для работы сидя.

Инструктаж работника, работающего удаленно, особенно важен, т. к. работодатель не видит, используются ли рекомендации на практике. Поэтому очень важно, чтобы работник понимал, почему установлены те или иные требования и даны те или иные рекомендации.

Работодатель должен проинструктировать работника об опасностях, связанных с рабочей средой для удаленной работы, рассказав о их влиянии на здоровье, а также о мерах по предотвращению ущерба здоровью.

В случае удаленной работы работодатель инструктирует работника:

• об опасностях, которые связаны с рабочей средой при удаленной работе;
• об опасном воздействии на здоровье человека;
• о мерах по предотвращению ущерба здоровью.

В зависимости от характера удаленной работы работника может возникнуть необходимость проинструктировать работника по следующим вопросам:

• требования безопасности к выполняемой работе и используемому средству труда;
• эргономически правильные рабочие позиции и приемы работы;
• использование средств индивидуальной защиты;
• требования по электрической и пожарной безопасности (в порядке ли все используемые в доме штепсельные вилки и не повредят ли они, например, компьютер и т. п.);
• инструкции по предотвращению загрязнения окружающей среды;
• информация о психосоциальных факторах опасности, а также о том, каким образом их можно устранить.

Выполняющий удаленную работу работник также должен знать контактные данные специалиста по рабочей среде и уполномоченного по рабочей среде (если уполномоченный выбран). Инструктируя работающего удаленно работника, особое внимание следует уделить мерам по предотвращению рисков, сопутствующих выполнению удаленной работы. Прошедший инструктаж работник должен уметь самостоятельно выявлять и минимизировать опасности.

Учитывая, что при удаленной работе работодатель не имеет возможности следить за тем, поступает ли работник в соответствии с инструкциями (например, не изменил размещение рабочего места, как того требовал анализ рисков), может возникнуть необходимость в проведении повторного инструктажа. Причиной этого могут быть, например, существенные изменения, произошедшие на месте выполнения удаленной работы, а также изменившиеся трудовые задания работника, поступившее в распоряжение работника новое средство труда или технология либо нарушение работником требований безопасности труда, что стало или могло стать причиной несчастного случая, в т. ч. несчастного случая на производстве. Проводя повторный инструктаж, работодатель может убедиться, что работник обладает достаточными знаниями о том, каким образом обеспечить свою безопасность, работая удаленно.

Для того, чтобы работодатель мог впоследствии при необходимости подтвердить факт прохождения инструктажа и обучения, они должны быть обязательно зафиксированы в форме, позволяющей письменное воспроизведение. Работник подтверждает, что он прошел инструктаж и обучение, в письменной или в письменно воспроизводимой форме.

Более подробную информацию о регистрации на инструктаж можно найти по ссылке https://tooelu.ee/ru/95/instruktazh-i-obuchenie-rabotnikov#registratsiya-instruktazha-i-obucheniya 

Работодатель может допустить работника к работе только в том случае, если он убедился, что работник умеет применять на практике безопасные приемы труда.

Обустройство рабочего места, в т. ч. средства труда

Работодатель обязан обеспечить работника средствами труда, подходящими для выполнения трудовых заданий. Работодатель также должен обустроить и оборудовать рабочее место для удаленной работы, однако по данному вопросу работодатель и работник имеют право договориться о том, что если у работника имеется подходящее место для выполнения удаленной работы (напр., дома, на даче или в любом другом месте, позволяющим организовать домашний офис), то работодатель не должен обустраивать отдельного рабочего места для удаленной работы. Также работодатель не должен обустраивать рабочее место для выполнения удаленной работы, если оно находится не по месту жительства работника. Например, нельзя предполагать, что работодатель должен обустроить и оборудовать рабочее место для работника, который пожелал выполнять удаленную работу из библиотеки или кафе. Таким образом, если работодатель и работник договорились о том, что работник будет работать удаленно и сам обеспечит себя подходящим рабочим местом, то на работодателя не возлагается обязанности обустройства рабочего места.

Рабочее место для удаленной работы обустраивается по договоренности между работником и работодателем. Если ни одна из сторон не согласна заниматься обустройством подходящего рабочего места, то не может считаться заключенным и договор об удаленной работе.

Контроль состояния здоровья

Работодатель должен организовать контроль состояния здоровья работающего удаленно работника, аналогично тому, как это происходит в отношении работников, работающих по месту нахождения работодателя. Принципы организации контроля состояния здоровья работника, работающего удаленно, и работника, работающего по месту нахождения работодателя, не различаются. Дополнительную информацию об организации контроля состояния здоровья можно найти по ссылке

Действия при несчастном случае на производстве и возможном профессиональном заболевании

Еще до перевода работника на удаленную работу работодателю и работнику следует договориться о том, как следует действовать при несчастном случае на производстве.

Работник, с которым произошел несчастный случай на производстве во время удаленной работы, должен незамедлительно сообщить работодателю об обстоятельствах произошедшего и объяснить, каким образом несчастный случай связан с выполнением трудовых заданий. Например, несчастным случаем на производстве является травма, полученная работником из-за поломки средства труда. Однако, если несчастный случай произошел во время выполнения дел по домашнему хозяйству в рабочее время, он не считается несчастным случаем на производстве.

Работодатель обязан выяснить все возможные причины и обстоятельства несчастного случая на производстве, даже если несчастный случай произошел во время выполнения удаленной работы. В ходе расследования несчастного случая работник должен сотрудничать с работодателем, что особенно важно при выполнении удаленной работы, поскольку объяснения работника могут быть для работодателя единственным источником информации о несчастном случае. Если работодатель не получит возможности осмотреть место, на котором произошел несчастный случай на производстве, пострадавшему работнику может быть труднее доказать, что полученная им травма возникла вследствие несчастного случая на производстве.

Более подробную информацию о расследовании деталей несчастного случая на производстве можно найти по ссылке https://tooelu.ee/ru/115/chto-takoe-neschastnyy-sluchay-na-proizvodstve 

Если на здоровье работника оказывают влияние опасности, причиной возникновения которых являются условия рабочей среды, в которой осуществляется удаленная работа, у работника, выполняющего удаленную работу, также может развиться профессиональное заболевание. То обстоятельство, что профессиональное заболевание развилось не в помещениях работодателя, а в месте выполнения удаленной работы, не освобождает работодателя от обязанности выяснять причины и обстоятельства возникновения профессионального заболевания. Если работник не позволяет работодателю посетить место, где произошло развитие профессионального заболевания (напр., дом), и разобраться в причинах его возникновения, работнику может быть сложнее доказать, что причиной развития профессионального заболевания является рабочая среда или характер работы.

Более подробную информацию о профессиональных заболеваниях можно найти по ссылке https://tooelu.ee/ru/119/professionalnoe-zabolevanie

Компенсация по болезни

В случае заболевания работника, выполняющего работу удаленно, работодатель также должен выплачивать работнику компенсацию по болезни.

Дополнительную информацию о компенсации по болезни можно найти по ссылке https://www.tervisekassa.ee/ru/cheloveku/kompensacii-bolnichnoy-kassy 

Прочие обязанности

Помимо вышеупомянутых обязанностей работодателя, в Законе о гигиене и безопасности труда содержится ряд обязанностей, которые не могут быть выполнены работодателем (или могут быть выполнены лишь частично) ввиду специфики организации удаленной работы. Например, работодатель обязан обеспечить наличие на рабочем месте лица, оказывающего первую помощь, а также средств первой помощи, но при удаленной работе работодатель не может обеспечить присутствия рядом с работником лица, оказывающего первую помощь. Тем не менее работодатель может проинструктировать работника, как вести себя при несчастном случае, и при необходимости предоставить ему средства оказания первой помощи, которыми работник сможет воспользоваться при легком несчастном случае.

Еще один пример: обязанность работодателя обеспечить наличие подходящих бытовых помещений и поддерживать их в надлежащем порядке не может быть выполнена при удаленной работе.

Обязанности, которые не описаны выше, работодатель должен выполнять в той мере, в какой это возможно с учетом специфики удаленной работы. Следовательно, работодатель обязан взвесить, можно ли и каким образом разумно выполнить остальные требования.

Обязанности работника

Выполняя удаленную работу, работник обязан, помимо соблюдения других обязанностей, касающихся гигиены и охраны труда:

• способствовать созданию безопасной рабочей среды, соблюдая требования гигиены и охраны труда;
• обустроить безопасное рабочее место и создать условия труда для удаленной работы, соответствующие инструкциям работодателя.

Так как при удаленной работе возможности работодателя обеспечить и проверить безопасность труда на месте выполнения работы ограничены, на работника ложится большая ответственность за обеспечение собственной безопасности, чем в случае работы в помещениях работодателя. Если работник и работодатель договорились об удаленной работе, работник обязан обустроить безопасную рабочую среду и создать безопасные условия труда, руководствуясь полученными от работодателя инструкциями.

Ответственность работодателя

Обязанности работника, касающиеся гигиены и безопасности труда, не освобождают от соответствующей ответственности работодателя. Работодатель может быть освобожден от ответственности при удаленной работе в том случае, если работодатель, со своей стороны, выполнил все вышеперечисленные обязанности и также может доказать их выполнение. Например, если с выполняющим удаленную работу работником произошел несчастный случай на производстве, в случае возникновения спора работодатель должен доказать, что он, со своей стороны, выполнил все вытекающие из закона обязанности по обеспечению безопасности и здоровья работника, а причиной несчастного случая является нарушение работником требований безопасности труда.

Часто повторяющиеся вопросы, связанные с удаленной работой, и ответы на них