Vastab Vladimir Logatšev, Tööinspektsiooni juhtiv nõustamisjurist:
Töösuhetes tuleb sageli ette olukordi, kus üks töötaja on puhkusel, haiguslehel, koolitusel või muul põhjusel ajutiselt töölt eemal. Siis tekib praktiline küsimus: kes teeb tema töö ära, kas asendamise eest tuleb maksta lisatasu ja kas töötaja peab endale ise asendaja leidma?
Kõige olulisem põhimõte on see, et töö korraldamine on tööandja kohustus. Kui töötaja läheb puhkusele, jääb haigeks või puudub töölt muul seaduslikul alusel, ei saa tööandja panna töötajale kohustust ise endale asendaja otsida. Töötaja peab tööandjat oma eemalviibimisest korrektselt teavitama ja järgima kokkulepitud korda, kuid asendamise korraldamine jääb tööandja vastutuseks.
Asendamine võib olla juba töölepingus, ametijuhendis või töökorralduse reeglites ette nähtud. Näiteks võib olla kokku lepitud, et töötaja asendab vajadusel kolleegi tema puhkuse või haiguse ajal. Kui selline kohustus kuulub töötaja tavapäraste tööülesannete hulka, ei pruugi iga asendamise eest automaatselt eraldi lisatasu maksmise kohustust tekkida. Seadus ei näe üldreeglina ette eraldi asendustasu üksnes selle eest, et töötaja täidab ajutiselt kolleegi ülesandeid.
Teisiti on olukord siis, kui asendamine tähendab töötajale täiendavaid tööülesandeid, suuremat vastutust, teise ametikoha ülesannete täitmist või oluliselt suuremat töökoormust. Sellisel juhul tuleks enne asendamise algust selgelt kokku leppida, mida töötaja täpselt teeb, kui kaua asendamine kestab ja kuidas seda tasustatakse. Kokkulepe võib olla näiteks kindel lisatasu, kõrgem töötasu asendamise perioodil või muu selgelt määratud tasustamise viis.
Oluline on eristada ka tööülesannete täitmist ja ületunnitööd. Kui asendamine mahub töötaja tavapärase tööaja sisse, on tegemist töökorraldusliku küsimusega. Kui aga asendamise tõttu tuleb teha tööd üle kokkulepitud tööaja, võib tegemist olla ületunnitööga. Ületunnitöö eeldab poolte kokkulepet ning see tuleb hüvitada kas tasustatud vaba ajaga või kokkuleppel rahas.
Tööandja võib puuduvat töötajat asendada ka muul viisil. Näiteks võib tööandja jagada ülesanded ajutiselt teiste töötajate vahel, muuta töökorraldust, võtta ajutiselt tööle asendaja või sõlmida tähtajalise töölepingu äraoleva töötaja asendamiseks. Milline lahendus valida, sõltub töö iseloomust, asendamise kestusest ja ettevõtte vajadustest.
Praktikas aitab vaidlusi ennetada see, kui asendamise kord on ettevõttes selgelt läbi mõeldud. Töötaja peaks teadma, keda ta vajadusel asendab, millised ülesanded talle lisanduvad ja kas selle eest makstakse lisatasu. Tööandja peaks aga vältima olukorda, kus töötajalt eeldatakse vaikimisi oluliselt suuremat töömahtu ilma selge kokkuleppeta.
