Töökorraldus

Vaevalt et leidub organisatsiooni, mille liikmete vahel puudub kokkulepe, kuidas ühiselt tegutsetakse, kes kellele infot jagab või mille eest vastutab. Mida rohkem on organisatsioonil liikmeid, seda täpsemalt peavad paigas olema ka reeglid, millele tuginedes organisatsioon toimib.

Töösuhetes allub töötaja tööandja juhtimisele ja kontrollile, see aga eeldab kindla korra kehtestamist ehk töötajate ja tööandjate õiguste ja kohustuste kindlaksmääramist. Järelikult on töökorralduse reeglid töösuhte poolte käitumisreeglid töösuhetes.

Töölepingu seaduse § 5 lõige 1 punkt 11 paneb tööandjale kohustuse teavitada töötajat töökorralduse reeglitest, viidates neile töölepingu kirjalikus dokumendis.

Seadusest tuleneva teavitamiskohustuse täitmise üle järelevalvet teostab Tööinspektsioon, kuid kooskõlastama neid Tööinspektsiooniga ei pea.

Töökorralduse reeglite sisu

Töölepingu seadus ei täpsusta töökorralduse reeglite sisu, jättes selle tööandja otsustada ja kujundada vastavalt tema vajadustele. Siiski ütleb töölepingu seaduse § 47 lõige 1, et tööaja korraldus hõlmab eelkõige tööaja algust, lõppu ja tööpäevasiseseid vaheaegu. Lisaks võib kaudseid viiteid töökorralduse reeglite sisule leida kehtivast avaliku teenistuse seadusest, mille 7. peatükk räägib ametiasutuse töökorraldusest, selle sisust ja kehtestamise põhimõtetest.

Üldiselt peetakse töökorralduse all eelkõige silmas just töö algus- ja lõpuaega, tööpäevasiseseid vaheaegu ja pause, kuid ka töö- ja tuleohutuse üldpõhimõtteid, isikukaitsevahendite kasutamise kohustust, tööandja korralduste andmise korda jmt. Olenevalt organisatsiooni eripäradest võivad töökorralduse reeglid sisaldada väga erinevaid regulatsioone.

Töökorralduse reeglite sisu ja maht oleneb eelkõige ettevõtte suurusest, tegevusvaldkonnast ning töösuhte poolte vajadustest.

Töökorralduse reeglites ei ole vaja seadust ümber kirjutada, vaid see peab olema dokument, mis vastab eelkõige tööandja ja töötaja vajadustele. Reeglistik on koht, kust töötaja saab vajaliku info, millistest üldpõhimõtetest selles konkreetses ettevõttes lähtutakse, ning tööandja võimaluse täpsustada, kuidas tema ettevõttes peab toimima ning milliste normide järgimist ta ootab töötajatelt. 

Üldiselt kehtib põhimõte, et mida suurem on ettevõte, seda detailsemalt on reguleeritud töökorraldus. Et osapooltele reeglitest sisuliselt kasu oleks, võiks neis sisalduda alljärgnev:

• töökohale sisenemise ja väljumise kord;
• töö alguse ja lõpu aeg;
• summeeritud tööajaarvestuse rakendamisel tööajakava teatavaks tegemise tingimused;
• tööpäevasisesed puhkepausid ja einetamiseks antavad vaheajad;
• puhkuse ajakava muutmise kord;
• töölähetuse vormistamise kord;
• tööandja korralduste andmise kord;
• loetelu rikkumistest, mis võivad kaasa tuua töölepingu erakorralise ülesütle­mise;
• töötaja hoiatamise kord;
• tööaruande esitamise kord;
• tööandja ja töötajaga seotud olulise info edastamise kord;
• arvutivõrgu ja e-posti kasutamisega seotud piirangud;
• isikuandmete töötlemise eesmärgid, tingimused ja tähtajad;
• kaugtöö tegemise põhimõtted;
• tuleohutuse ja töötervishoiu nõuded;
• kaitseriietuse ja vahendite kasutamise kohustus;
• töökorralduse reeglite muutmise kord jm.

Mitmed eelnimetatud tingimustest olid kirjas ka eelmise töölepingu seaduse kehtivuse ajal kinnitatud töösisekorraeeskirjades. Tavaline oli ja on jätkuvalt töökorralduse reeglitega tööruumidest väljumise ja sisenemise korra kehtestamine ning selle tegevuse eest vastutavate ametikohtade nimetamine, tööaja korraldus ja info liikumise kord ettevõttes. 

Varasemaga võrreldes reguleeritakse oluliselt põhjalikumalt aga töötajate hoiatamise  korda ning nende tegude loetelu, mille esinemisel peab tööandja põhjendatuks töölepingu erakorralist ülesütlemist ilma eelneva hoiatamiseta. Töökorralduse reeglitesse pannakse need tingimused kirja eelkõige seetõttu, et töötajate distsiplinaarvastutuse seadus töölepingu alusel töötavatele isikutele enam ei kehti ning töötaja hoiatamise osas on seadus napisõnaline. 

Ajaga kaasas käivad tööandjad peavad nüüd oluliseks reguleerida põhjalikult ka tööandjale kuuluva arvutivõrgu kastutamise ning isikuandmete töötlemisega seotud tingimusi. Sageli reguleeritakse tö ökorralduse reeglites töötajate isiklike kasutajakontode vaatamist ja kasutamist sotsiaalvõrgustikes tööajal ning tööandjale kuuluvas arvutivõrgus, blogide kirjutamist, osalemist kommenteerimiskeskkondades ja foorumites. Lisaks veel tööandja e-posti kasutamist isiklikul otstarbel, korporatiivblogi pidamist jm internetiliiklust. 

Tööandjal on mõistlik leppida töötajaga kokku kaugtöö tegemise üldistes põhimõtetes või kirjeldada kaugtöö põhimõtteid töökorralduse reeglites, et ei peaks enne töötaja igat kaugtööle minekut kaugtöö tingimusi uuesti töötajaga läbi rääkima.

Töötajat toetav käitumisjuhis töökorralduse reeglites

Reeglid töökorraldusele annavad organisatsioonile võimaluse täpsustada ja täiendada lisaks töölepingu seadusele ning töölepingule poolte käitumisreeglid töösuhetes, et oleks selge kuidas ühiselt tegutsetakse. Hea kui reeglid töökorraldusele toetavad tasakaalustatud töösuhteid ning neis on lisaks tööandja poolsetele korraldustele ka käitumissoovitused koostöö arendamiseks, töötaja oma vajaduste läbirääkimiseks ning teave kelle poole organisatsioonis ühe või teise ettepaneku või murega pöörduda.   
Ideid hästi sõnastatud mõteteni, sh juhiseid, kuidas käituda keerulistes, ka taktitunnet nõudvates olukordades, oma töökorralduse reeglite kaasajastamiseks leiad sotsiaalpartnerite ühistööna valminud käitumisjuhendis toetav.ee lehelt. 

Töökorralduse reeglite kohustuslikkus ja kättesaadavus

Töölepingu seadus räägib töötaja teavitamisest töökorralduse reeglitest. Teavitamiseks piisab ka sellest, kui töölepingus on esitatud viide dokumentide asukohale või allikale, kust on dokumendid kättesaadavad. Piisav on näiteks viide, et töökorralduslik dokument on leitav arvutivõrgust või kättesaadav töötajate puhkeruumis või teadetetahvlil. Praktikas hoitakse töökorralduse reegleid sageli ka ettevõtte/asutuse sekretäri, juhiabi või muu dokumendihaldusega seotud töötaja juures või ettevõttesiseseks kasutamiseks mõeldud arvutivõrgus.

Seadusandja silmis on oluline, et töötaja teaks, millised reeglid kehtivad tööandja juures ning kus ja kuidas saab nendega tutvuda. Töökorralduse reeglite kehtestamine ja töötajatele teatavaks tegemine on seadusest tulenev kohustus ning ka iga tööandja juures väljakujunenud tava peaks jõudma töötajani vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Töölepingu seaduse §-i 5 lg 1 p 11 ja §-i 28 lg 2 p 7 kohaselt on tööandja kohustatud töötajat teavitama nii tööle võtmisel kui ka töötamise ajal kirjaliku dokumendiga tööandja kehtestatud reeglitest töökorraldusele.

Töölepingu seadus ei sea töökorralduse reeglite kehtestamist sõltuvusse töötajate arvust. Igale töötajale, kes tööandja juurde tööle asub, tuleb töökorralduse reeglid teha ka teatavaks. 

Töökorralduse reeglite kehtestamine ja neist teavitamine

Tööandjal on õigus kehtestada töökorralduse reeglid ühepoolselt, kuid sellele vaatamata on soovitav reeglite koostamisel või muutmisel anda ka töötajatele võimalus avaldada arvamust ja teha ettepanekuid. Ühiselt koostatud reegleid on töötajatel alati ka lihtsam täita.

Uue töötaja tulekul, pärast töökorralduse reeglite kehtestamist, esitatakse tema töölepingus viide töökorralduse reeglite asukohale ja tutvustatakse talle juba kehtivaid töökorralduse reegleid. Tööandja kehtestatud reeglid on töötajale täitmiseks kohustuslikud.

Tööandja seisukohast on oluline, et ta suudaks vaidluse korral tõendada, et organisatsioonis kehtivad töökorralduse reeglid on töötajale teatavaks tehtud. Töölepingu seaduse § 5 lg 2 lubab tööandjal nõuda töötajalt kinnitust andmete esitamise kohta, sealhulgas töökorralduse reeglitega tutvumise kohta. Kinnituseks võib olla näiteks töötaja allkiri – omakäeline või elektrooniline digitaalallkiri.

Kui tööandja juures töötab vähemalt 30 töötajat ja tal tekib vajadus kehtivat töökorraldust muuta või kehtestada uusi reegleid, tuleb tööandjal järgida töötajate usaldusisiku seaduse 5. peatükist tulenevat informeerimise ning konsulteerimise kohutust. Tööandja peab sel juhul alustuseks informeerima töötajaid kirjalikult reeglite keh­testamise või muutmise soovist ning seejärel asuma töötajatega läbirääkimistesse ehk konsulteerima reeglite sisu osas enne nende kehtestamist.

Kui töölepingu pooled on töökorralduse reeglid lisanud töölepingu tingimustesse, siis selliste reeglite muutmine on võimalik töölepingu seaduse §-i 12 kohaselt ainult poolte kokkuleppega ehk tööandja peab iga töötajaga, kelle töölepingut ta muuta soovib, pidama läbirääkimisi ja jõudma kokkuleppele. 

Töökorralduse reeglite kehtivuse eeldus

Tööandja kehtestatavad töökorralduse reeglid peavad olema kooskõlas kehtiva õiguskorraga. Reeglite punktid, mis on vastuolus seadusega, on algusest peale tühised ja ei kuulu täitmisele.

Näiteks ei saa töökorralduse reeglitega kehtestada korda, et töötaja peab olema tööandjale telefoni teel kättesaadav 24 tundi ööpäevas ja nii 7 päeva nädalas. Seaduspärane ei ole ka töötajale pandud kohustus lugeda tööandja eraldatud kontolt e-posti iga päev, sealhulgas näiteks puhkuse ja haiguse ajal, ning vastata kirjadele alati kahe ööpäeva jooksul. 

Sellised äärmuslikud reeglid on vastuolus hea usu ja mõistlikkuse põhimõttega ning töölepingu seadusest tulenevate töö- ja puhkeaja piirangutega.

Seaduspärane pole ka n-ö trahvimäärade kehtestamine (näiteks 10 eurot 5-minutilise hilinemise eest jne) ning trahvisummade kinnipidamine töötasust. Töötajal tekib sellises olukorras tööandja vastu saamata jäänud töötasu nõue.

Tööandja saab oma sisereeglitega ainult täiendada ja täpsustada töötajale seadusega antud õigusi, mitte neid ära võtta.

Töölepingu seaduses soodsamaid tingimusi võib töökorralduse reeglitesse sätestada. Näiteks võib ette näha, et töötajale on lubatud teatada ajakavavälise puhkuse kasutamisest tööandjale ette vähem kui 14 kalendripäeva.

Töökorralduse reeglite roll töövaidluses

Töökorralduse reeglid kehtestab küll tööandja, kuid neist on kasu töösuhte mõlemale poolele. Eriti selgelt tuleb see välja töövaidluste käigus. Tööandja juures kehtivatele reeglitele saab tugineda nii töötaja hoiatamisel kui ka töölepingu erakorralisel ülesütlemisel.

Töökorralduse reeglid võivad seejuures kujuneda oluliseks tõendiks töövaidluskomisjonis või kohtus lahendatavas töövaidluses. Viitamine tööandja juures kehtivatele töökorralduse reeglitele on töövaidlustes tavaline, sest töötajale teatavaks tehtud töökorralduse reeglite sisu on sageli oluliseks tõendiks tööandja juures kehtivate põhimõtete kohta.

Sageli kasutatakse töökorralduse reegleid tõendamaks töötaja töökohustuste rikkumist, mis annab tööandjale õiguse töötajat eelnevalt hoiatamata töölepingu erakorraliselt üles öelda. Tuleb silmas pidada, et töökorralduse reeglites loetletud töötaja poolsed rikkumised, mis annavad tööandjale õiguse tööleping erakorraliselt üles öelda, ei saa lugeda eelnevaks hoiatamiseks. Kuid töökorralduse reeglitele viitamist esineb ka teistes vaidlustes.

Töövaidlusorganite praktika seoses töökorralduse reeglitega

Tööaja arvestuse pidamise ja ületunnitöö hüvitamise nõuete osas on töökorralduse reeglid olnud töövaidlusorganite praktikas korduvalt olulised. 

Töötaja nõudis ületunnitöö hüvitamist, sest tööandja maksis töösuhte kestel töötasu ainult 8 tunni eest päevas, kuid töötaja väitel töötas ta pidevalt 9 tundi, sest tööandja ei võimaldanud talle tööpäevasisest vaheaega. Töökorralduse reeglitega oli tööandja kehtestanud tööajaks 8–17, mille jooksul oli töötajale ette nähtud tunnine vaheaeg puhkamiseks ja einestamiseks ajavahemikus 12– 15. Töötaja oli töökorralduse reeglitega tutvumist kinnitanud allkirjaga. Tööandja tõendas vaidluse käigus teiste töötajate ütlustega, et kõigil on tööpäevasisese vaheaja kasutamine võimaldatud vastavalt töökorralduse reeglitele, kuid ületunnitöö hüvitamist nõudnud töötaja ei kasutanud seda vaheaega kunagi, ega teatanud tööandjale töösuhte kestel ka tööpäevasisese vaheaja kasutamise takistustest. Töövaidlusorgan leidis, et kuna töötaja oli teadlik oma õigusest kasutada tööpäevasisest vaheaega ja tal oli võimalus seda kasutada, siis ei ole tema nõue põhjendatud ning see jäeti rahuldamata.

Pooled vaidlesid, kas riiete vahetamise aeg saab kuuluda tööaja hulka. Kohus selgitas, et tööandjal on võimalik ohte tootmistegevuse toimimisele vältida, kehtestades töökorralduse reeglites, ametijuhendis vms dokumendis töötajatele ajalised piirid toimingute tegemiseks (nt riiete vahetamiseks).

Vaidlusi on esinenud ka seoses summeerimisperioodi pikkusega, kui töötaja on nõudnud ületundide hüvitamist iga kuu lõpus, kuid töökorralduse reeglite kohaselt on tööandja kehtestanud neljakuulise summeerimisperioodi. Nendel juhtudel on töötajate nõuded rahuldamata jäetud, sest kui tööandja suudab tõendada, et töötaja oli töökorralduse reeglitest teadlik ja seega teadis ka tööaja arvestuse põhimõtteid, ei saa ta väita, et tööandja peaks tema suhtes käituma teisiti, kui teiste töötajate suhtes.